Delegación: Cómo ejecutarla correctamente

Delegación efectiva de Líderes

Los líderes son aquellas personas que encabezan y dirigen grupos humanos en organizaciones, movimientos sociales, políticos o religiosos. Se suele decir líder a toda aquella persona que posee la autoridad máxima del grupo y quien es el responsable de la toma de decisiones, pero ser un líder va más allá de ser una persona encargada de un grupo. Es necesario poder ser un modelo a seguir, gracias a las características personales de la persona, sus conocimientos, sus comportamientos y actitudes, y tener habilidades de liderazgo; para que una persona pueda ser reconocida legítimamente, y no solo formalmente, como líder por los demás y pueda guiarlos hacia el cumplimiento de objetivos y metas comunes. 

Prioridades para un líder

En principio, la delegación debe enfocarse en aquellas responsabilidades que, además de urgentes, son relevantes para el área y la empresa. Las cuales deben de ser ejecutadas con prioridad por su importancia o por el riesgo que implicaría no atenderlas, así como, por la posibilidad de perder la oportunidad de lograr mejoras concretas. Asimismo, la prioridad corresponde a la necesidad del líder de cubrir la mayor cantidad de respuestas y resultados en menor tiempo y con mayor precisión, en adición a la ventaja de contar con un equipo humano capaz de atender diversos temas con similar nivel de calidad. Bajo esta premisa, el líder evita convertirse en el único que puede atender todas las necesidades simultáneamente y, además, dedicarle tiempo a controlar lo que cada colaborador ejecuta.

Importancia de la delegación de responsabilidades para un líder

En el marco empresarial, la delegación de funciones se da cuando los líderes asignan diferentes labores a sus colaboradores con el fin de mejorar la productividad, aprovechando el talento de sus empleados. Esta práctica permite crear espacios inclusivos, promover la eficiencia, disminuir cargas de trabajo y aumentar el talento de los colaboradores.

La delegación de responsabilidades le permite a un líder enfocarse en acciones de mayor relevancia, y de largo o mediano plazo, dejando de concentrar todas las actividades en su puesto. Ya que, de hacerlo, no contará con el tiempo necesario para cumplirlas y además afectará el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores al solo compartir o encargar tareas concretas, impidiendo que aporten ideas o acciones de valor que lleven sus capacidades a un máximo nivel. Asimismo, al lograr este propósito, los colaboradores se convierten en un equipo integrado que construye sinergias, y mejora su gestión, a la vez que se preparan, con el apoyo de su líder, para asumir nuevos retos y mayores responsabilidades.

 ¿Cómo delegar correctamente para asegurar que se cumplan los encargos asignados?

Para lograr una correcta delegación, es fundamental que el líder tenga un vasto conocimiento de las habilidades y capacidades de cada uno, a fin de tener un «mapa» que le ayude a decidir qué delegar y a quién hacerlo. Adicionalmente, debe utilizar una metodología única y probada, que facilite aprendizajes y promueva aportes de valor, a fin de asegurar los resultados esperados. Por ello, uno de los métodos que mejor ayuda a la delegación es el de «cuatro pasos».

1. Primer paso: Implica que el líder enseña la forma en que debe llevarse a cabo las actividades que en su conjunto permitan el cumplimiento de la responsabilidad asignada; en este punto el colaborador solo observa, pero no interviene, dedicándole tiempo a entender el proceso que debe aprender. 
2. Segundo paso: El colaborador realiza la actividad sin que el líder intervenga. Sin embargo, debe percatarse de posibles errores que el colaborador podría cometer en esta etapa.
3. Tercer paso: Ambos llevan a cabo la actividad en conjunto, facilitándole al líder su intervención cuando encuentre los aspectos que en el segundo paso produjeron riesgo o error en el colaborador. De modo que, éste comprenda lo que debe corregir.
4. Cuarto paso: Permitirá al líder delegar la responsabilidad total y las actividades asociadas, con la seguridad de que sus colaboradores podrán llevarlas a cabo con mínima posibilidad de falla, y con la necesaria motivación, seguridad y tranquilidad que le proporciona el método aplicado.

Principales errores que deben evitarse

1. El principal error para el líder radica en delegar tareas o actividades en vez de responsabilidades. Ya que, evita que el colaborador se comprometa al no entender el beneficio que su responsabilidad producirá, ni saber bien cómo deberá actuar.
2. El segundo error implica delegar, pero en función a jerarquías y no habilidades. Es decir, que delegará a quien considere su «segundo», en vez de hacerlo a quienes tengan las condiciones y habilidades para asumir el nuevo reto.
3. El tercer y último error será; «mantenerse en control» bajo la premisa (riesgosa) de que debe seguir siendo responsable de lo que va a delegar, cuando en realidad le compete a la persona a quien le confía la responsabilidad y sus resultados.

Estos tres errores típicos responden a un factor cultural. Éste indica que, el líder debe estar al tanto de lo que ocurre en su área, y «supervisar» a sus colaboradores, cuando en realidad solo debería «aplicar seguimiento» a través de los indicadores de los procesos asociados. No obstante, nunca a las personas, quienes deben sentirse en libertad para actuar y decidir dentro de las políticas establecidas por la empresa, y con el empoderamiento que su responsabilidad requiere.

Conclusión

La delegación de funciones es un elemento crucial para la obtención del éxito empresarial. La implementación de estas te ayudará a propiciar la creación de ambientes de trabajo basados en confianza, y permitirá el crecimiento profesional de tus colaboradores de la mano de la obtención de resultados. Como sabemos, ceder responsabilidades puede parecer una tarea arriesgada en ocasiones. Sin embargo, los efectos positivos que conlleva compartir, asignar y distribuir labores y responsabilidades se traduce en un óptimo funcionamiento empresarial, y en una mejor gestión de los talentos humanos por parte de los líderes de la empresa.