Qué es la gestión del cambio y para qué sirve

La Gestión del Cambio es el conjunto de acciones orientadas a manejar un proceso de transición, ayudando a que las personas comprendan, acepten e interioricen el cambio, sin que ello afecte su motivación y desempeño en la organización.

La gestión del cambio contribuye a que todo proceso de transformación independientemente del tipo de cambio o proyecto impacte de la “mejor manera” posible a los colaboradores y a la organización como un todo a fin de que no se pierda efectividad y se mantenga el ritmo de la operación en la medida de lo posible.

 

Por qué es importante:

• Permite alinear a la organización con los objetivos estratégicos y el proceso de cambio para garantizar el proceso de transformación.
• Para poder diseñar estrategias de comunicación para sensibilizar a los colaboradores en la importancia del cambio y lograr su compromiso.
• Habilita una adecuada capacitación de los nuevos procesos sin disminuir el ritmo y productividad en la empresa.
• Mantiene la confianza de la organización en el desarrollo e implementación del cambio.

 

Cómo realizar un proyecto de transformación

Todo proyecto independientemente del tipo de proyecto tiene 4 fases de manera general: inicio, planificación, desarrollo e implementación, cierre y seguimiento. Sin embargo, la gestión del cambio debe darse a lo largo de las distintas fases del proyecto. Lo importante es que todo proyecto de transformación esté alineado al plan estratégico de la organización y que su realización contribuya a generar un significativo valor agregado, al crecimiento y sostenibilidad de la empresa.

El punto de partida es la definición de la estrategia; plantear hacia dónde queremos llegar y qué acciones son necesarias para cumplir con la estrategia planteada.

• Dependiendo del tipo de proyecto en la fase de inicio se efectúa el diagnóstico para identificar cuáles son los cambios requeridos y los impactos que pueden generarse.

Los pasos a seguir: En función al alcance del proyecto y  los impactos identificados es que se definirán las acciones de gestión del cambio.

Todo proceso de cambio podría considerar de manera general los siguientes pasos:

 

 

Los pasos generales para un proceso de cambio:

1. Diagnóstico de impactos: A partir de los proyectos/cambios que vayan a implementarse, se deberá identificar los distintos impactos que pudieran generarse desde el punto de vista organizacional, tecnológico o en la infraestructura y definitivamente en la cultura organizacional, sistema de gestión y las personas. Se recomienda también considerar los posibles riesgos o impactos en el clima laboral.

2. Planes de acción para la gestión de impactos:  En función a los impactos identificados se diseñarán los planes de acción siempre en alineamiento con los lineamientos estratégicos y el sistema integrado de gestión de contar con éste. Se formulará un plan de gestión del cambio con el cronograma de gestión del cambio alineado al cronograma general y de ser necesario se podrá considerar un Plan de Gestión de Riesgos.

3. Sensibilización y comunicación para la mitigación de impactos: Se recomienda diseñar estrategias de sensibilización y difusión a partir de un plan de comunicación ad hoc que permita mantener informada a la organización a lo largo del cambio para minimizar la incertidumbre y fortalecer la confianza.

4. Capacitación, refuerzo de comunicación y estrategias de gestión de impactos: Como acompañamiento al proceso de cambio se recomienda identificar cuáles son las necesidades de aprendizaje de los colaboradores para adoptar el cambio, ello podrá implicar nuevos procesos, roles, sistemas de información, entre otros. Paralelamente se deberá efectuar la actualización de la documentación requerida por el sistema integrado de gestión o normas de cumplimiento.

5. Cierre y estrategias de aseguramiento: Como actividades de cierre es importante verificar que se haya concluido el plan de acción diseñado; realizar el cierre formal del proyecto con los reconocimientos a los participantes; recoger lecciones aprendidas y diseñar una estrategia de aseguramiento post cierre para garantizar la efectiva implementación del cambio y evitar posibles retrocesos.

 

Cómo asegurar el éxito de un proyecto de transformación

Un proyecto de transformación es un proceso de cambio importante que impacta a todos los grupos de interés y procesos de una organización: implica un proceso de cambio estratégico y cultural orientado principalmente a adecuar los procesos y las personas a las nuevas necesidades de crecimiento del negocio en adecuación a los retos, coyuntura actual, prospectiva y sostenibilidad. Hoy en día la tendencia son los procesos de transformación digital, de automatización y simplificación de los procesos.

Independientemente del proceso de transformación será necesario  tomar en cuenta todos los factores que puedan ser impactados y alinear las acciones para poder implementar con éxito el cambio. Sin embargo, una lección aprendida de diversos proyectos es que sólo se considera la gestión del cambio cuando el proyecto ya se encuentra en la fase de implementación y se requiere comunicar y capacitar a los colaboradores; otra lección aprendida es considerar que es un gasto innecesario incorporar desde el inicio un equipo de cambio.

Acciones para asegurar el éxito de la gestión del cambio:

• Incorporar la gestión del cambio como un frente de acción en el proyecto.
• Considerar como parte del equipo del proyecto a un (os) facilitadores del cambio desde el inicio del mismo.
• Comunicar a los distintos actores en las distintas etapas del proyecto de acuerdo a su nivel de participación, comenzando por la sensibilización inicial.
• Identificar los impactos y riesgos que pueden generarse por los cambios y definir estrategias específicas para cada uno.
• Capacitación para los distintos roles a desempeñar durante y después del proyecto.
• Alinear las herramientas de gestión a los cambios generados por el proyecto.
• Determinar las nuevas competencias y roles requeridos
• Ejecutar acciones de formación y desarrollo que permitan su alineamiento, compromiso y adaptación con la nueva cultura.
• Definir estrategias de aseguramiento del cambio.

 

Cabe recordar los 8 pasos que John Kotter define para liderar el cambio:

1. Crear un sentido de urgencia

2. Formar una coalición

3. Crear una visión para el cambio

4. Comunicar la visión

5. Eliminar los obstáculos

6. Asegurar triunfos a corto plazo

7. Construir sobre el cambio

8. Anclar el cambio en la cultura de la empresa

 

La Indagación Apreciativa (IA) impulsa el cambio, incrementa las fortalezas y las convierte en hábitos, promueve el crecimiento, la ilusión y la motivación.

David Cooperrider y Suresh Srivastva